Privacyverklaring
Kolibrie. Systemische coaching & familieopstellingen
Laatst bijgewerkt: 7 november 2026
Bij Kolibrie vind ik het belangrijk om zorgvuldig en vertrouwelijk om te gaan met jouw persoonlijke gegevens. Wanneer je contact opneemt of een begeleidingstraject volgt, deel je soms persoonlijke informatie. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens ik verzamel, waarom ik dat doe en hoe ik ermee omga.
Deze verklaring is van toepassing op mijn dienstverlening en op de website van Kolibrie.
1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
Nathalie Helsen
Kolibrie. Systemische coaching & familieopstellingen
Adres: Mayerlei 114, 2640 Mortsel
E-mail: kolibrie.praktijk@gmail.com
Ondernemingsnummer: BE 1040.699.934
Hierna verwijs ik naar mezelf als ‘ik’ of ‘Kolibrie’.
Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?
Afhankelijk van hoe je met mij in contact komt of gebruikmaakt van mijn begeleiding, kan ik de volgende gegevens verwerken:
- Contactgegevens: je naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer.
- Gegevens over je begeleiding: informatie die je zelf deelt over je situatie, je vraag of je persoonlijke ervaringen tijdens gesprekken en familieopstellingen.
- Praktische en administratieve gegevens: afspraken, betalingen en gegevens die nodig zijn voor mijn boekhouding en wettelijke verplichtingen.
- Gegevens over je websitebezoek: beperkte technische gegevens die nodig kunnen zijn om de website veilig en goed te laten functioneren.
Je kiest zelf welke persoonlijke informatie je met mij deelt. Ik vraag alleen gegevens die relevant zijn voor het contact, de begeleiding of mijn wettelijke verplichtingen.
3. Waarom verwerk ik jouw gegevens?
Ik gebruik je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Om te reageren op je vraag of bericht.
- Om een kennismakingsgesprek of begeleidingsmoment in te plannen.
- Om de begeleiding voor te bereiden, te verzorgen en waar nodig op te volgen.
- Om afspraken en betalingen administratief te verwerken.
- Om te voldoen aan wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen.
- Om mijn website veilig en goed te laten functioneren.
Ik gebruik je gegevens niet voor commerciële doeleinden of nieuwsbrieven.
4. Op welke rechtsgrond verwerk ik jouw gegevens?
Ik verwerk persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige rechtsgrond voor bestaat. Afhankelijk van de situatie gaat het om:
- Jouw verzoek of de uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld wanneer je contact opneemt, een afspraak maakt of begeleiding volgt.
- Een wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor mijn boekhouding en fiscale administratie.
- Mijn gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld om mijn communicatie en website veilig te houden, voor zover jouw privacybelangen daarbij niet zwaarder wegen.
- Jouw uitdrukkelijke toestemming: wanneer ik gegevens verwerk waarvoor toestemming wettelijk vereist is.
Tijdens systemische coaching of familieopstellingen kan je informatie delen die als gevoelig of als gezondheidsgegeven kan worden beschouwd. Voor zover zulke gegevens onder de bijzondere categorieën van persoonsgegevens van de AVG vallen, verwerk ik ze alleen wanneer daarvoor ook een toepasselijke uitzondering op het verwerkingsverbod van artikel 9 AVG bestaat. Waar dat nodig is, vraag ik daarvoor jouw uitdrukkelijke toestemming.
5. Hoe ga ik om met vertrouwelijke informatie?
Wat je tijdens een gesprek of begeleiding deelt, behandel ik met zorg en vertrouwelijkheid. Ik deel persoonlijke informatie niet zomaar met anderen.
Ik noteer alleen informatie die relevant is voor de begeleiding of voor mijn administratie. Ik vraag je ook om geen persoonsgegevens van andere personen te delen als dat niet nodig is voor jouw vraag of begeleiding.
6. Met wie deel ik jouw gegevens?
Ik verkoop jouw persoonsgegevens nooit aan derden.
Om mijn praktijk en website te organiseren, maak ik mogelijk gebruik van externe dienstverleners die persoonsgegevens kunnen verwerken, zoals:
- Netlify: voor het hosten en beschikbaar maken van mijn website.
- Mijn e-mailprovider: voor het ontvangen en versturen van e-mails.
Deze dienstverleners verwerken gegevens voor zover dat nodig is om hun diensten te leveren. Waar de AVG dat vereist, maak ik afspraken met hen over de bescherming van persoonsgegevens.
Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, moet daarvoor een geldige regeling voor internationale doorgifte bestaan.
Daarnaast kan ik gegevens delen wanneer ik daartoe wettelijk verplicht ben, bijvoorbeeld met bevoegde overheidsinstanties.
7. Hoe lang bewaar ik jouw gegevens?
Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn een langere bewaring vereist.
Daarbij hanteer ik de volgende uitgangspunten:
- Contactgegevens en e-mailverkeer: zolang dat nodig is om je vraag of contact af te handelen en eventuele opvolging te verzorgen.
- Gegevens over de begeleiding: zolang ze relevant zijn voor de begeleiding en eventuele opvolging. Daarna worden ze verwijderd of, waar passend, niet langer tot jou herleidbaar gemaakt.
- Boekhoudkundige en fiscale gegevens: gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn.
8. Hoe bescherm ik jouw gegevens?
Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking.
Ik beperk de toegang tot persoonlijke informatie tot wat nodig is voor mijn praktijkvoering en ga zorgvuldig om met de communicatie en documenten waarin jouw gegevens voorkomen.
9. Welke rechten heb je?
Je hebt volgens de AVG verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Afhankelijk van de omstandigheden kan je:
- Je gegevens inkijken.
- Onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
- Vragen om je gegevens te laten verwijderen.
- De verwerking van je gegevens laten beperken.
- Bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
- Je gegevens opvragen in een overdraagbaar formaat, wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is.
- Je toestemming intrekken wanneer de verwerking daarop gebaseerd is.
Het intrekken van je toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking plaatsvond. Ook kunnen wettelijke verplichtingen of andere geldige rechtsgronden betekenen dat ik bepaalde gegevens toch moet bewaren.
Je kan je rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar kolibrie.praktijk@gmail.com. Om zeker te zijn dat je verzoek van jou afkomstig is, kan ik bijkomende informatie vragen wanneer dat noodzakelijk is.
10. Cookies en websitegegevens
Mijn website wordt gehost via Netlify. Ik gebruik geen analytische tools om bezoekersgedrag te volgen en plaats geen advertentietrackers met het oog op commerciële profilering.
Bij een websitebezoek kunnen wel technische gegevens worden verwerkt die nodig zijn om de website beschikbaar, veilig en goed werkend te houden. Het kan bijvoorbeeld gaan om technische loggegevens die door de hostingprovider worden bijgehouden.
Daarnaast kunnen cookies of vergelijkbare technieken, zoals lokale opslag in je browser, worden gebruikt. Welke technieken precies actief zijn en welke gegevens daarbij worden verwerkt, hangt af van de technische inrichting van de website.
Niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken worden alleen gebruikt wanneer daarvoor vooraf toestemming is verkregen, als die toestemming wettelijk vereist is.
Je kan cookies ook beheren of verwijderen via de instellingen van je browser.
11. Wat als je een klacht hebt?
Heb je vragen of opmerkingen over de manier waarop ik met jouw persoonsgegevens omga? Neem dan gerust contact met mij op via kolibrie.praktijk@gmail.com. Ik bekijk je vraag met de nodige aandacht.
Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
12. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
Ik kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer mijn werking, mijn website of de toepasselijke regelgeving verandert. De meest recente versie vind je altijd terug op mijn website.
Heb je nog vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop ik met jouw gegevens omga? Je mag me altijd contacteren via kolibrie.praktijk@gmail.com.